Nel contesto attuale, dove velocità e precisione sono determinanti per ogni realtà aziendale, le macchine per ufficio non sono più solo uno strumento di stampa.
Oggigiorno sono veri e propri nodi centrali nei processi aziendali, capaci di integrarsi con i sistemi gestionali, semplificare la gestione documentale e migliorare l’efficienza operativa.
In Makhymo lo sappiamo bene: fornire una multifunzione significa progettare un sistema di lavoro che unisce hardware, software e processi in un’unica soluzione integrata.
La gestione manuale dei documenti è ormai superata.
Ogni giorno le aziende gestiscono decine, centinaia di documenti: ordini, fatture, contratti, bolle, richieste interne.
Senza un sistema strutturato, si perde tempo a:
- cercare file;
- rinominare documenti;
- inoltrare email;
- stampare in modo disorganizzato.
Per fortuna esistono dei software di gestione documentale integrati alla multifunzione che permettono di automatizzare queste operazioni e ottenere un flusso chiaro, tracciabile e sicuro.
Semplifica il lavoro con le automazioni.
A cosa servono concretamente i software di gestione documentale? Vediamo alcuni esempi:
- scansione intelligente: attiva flussi preimpostati direttamente dal pannello della macchina e invia i documenti ai corretti destinatari o archivi condivisi con un solo click.
- archiviazione automatica: i documenti acquisiti vengono rinominati, categorizzati e salvati nel percorso corretto, senza interventi manuali.
- stampa riservata e controllo degli accessi: ogni utente può stampare solo dopo essersi autenticato attraverso il badge o un codice identificativo, migliorando la sicurezza e riducendo gli sprechi.
- tracciabilità e report: il responsabile può monitorare l’utilizzo delle stampanti, analizzare i volumi, assegnare centri di costo, definire soglie e non solo.
Progettare un sistema su misura.
Quello che fa la differenza non è solo la qualità della macchina, ma come viene configurata e integrata nell’ambiente di lavoro.
In Makhymo accompagniamo il cliente in un percorso completo:
- per prima cosa analizziamo i flussi documentali attuali per comprendere le reali esigenze di ogni ufficio;
- proponiamo delle soluzioni compatibili con la struttura e gli strumenti già in uso;
- installiamo e configuriamo i software ottimizzando ogni procedura;
- formiamo il personale mostrandogli le funzionalità per l’uso quotidiano;
- ogni volta che sarà necessario, forniamo assistenza tecnica e ci occupiamo degli aggiornamenti.
Un’unica macchina, molte soluzioni.
Le multifunzioni di ultima generazione, se collegate a software gestionali, possono:
- semplificare il lavoro dell’amministrazione;
- accelerare la gestione degli archivi;
- ridurre i margini di errore;
- migliorare la sicurezza documentale;
- eliminare passaggi inutili nei processi interni.
Vuoi migliorare l’efficienza senza stravolgere i tuoi processi?
Progettiamo insieme una soluzione documentale integrata, pensata su misura per la tua organizzazione, le tue persone e i tuoi obiettivi.
Contattaci per una consulenza: scrivi una mail a contatti@makhymo.it oppure chiama il numero 0141 353902.